Il Passaggio di consegne tra amministratori è un momento importante. Quali sono gli atti e i documenti che devono essere consegnati?
Nel momento del passaggio di consegne l’Amministratore deve trasferire tutti i documenti inerenti la gestione del Condominio all’Amministratore entrante. È il custode della documentazione del condominio, infatti, il Codice Civile art. 1129 comma 8 riporta:
“Alla cessazione dell’incarico l’Amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini…”
È durante un’assemblea di condominio che viene revocato il mandato al vecchio Amministratore, per nominarne uno nuovo.
Il passaggio di consegne viene erroneamente ritenuto un adempimento riservato solo agli amministratori. Tecnicamente è così, il passaggio riguarda da vicino questi due soggetti, che devono ultimare la pratica in tempi più o meno brevi (tempi che nessuna norma indica in maniera precisa). Chiudere un’esperienza col vecchio Amministratore e aprirne un’altra col nuovo, è sicuramente un momento particolare. Un periodo importante e conoscitivo per il condominio, che deve ristabilire le dinamiche interne.
Documenti necessari al passaggio di consegne
L’elenco dei documenti e materiali da consegnare è lungo, e dipende dall’importanza del condominio. “L’importanza” è data dal numero di unità immobiliari (appartamenti, fondi, cantine, box) che lo compongono e dal numero di condomini proprietari o residenti.
I documenti del passaggio consegne sono analiticamente elencati in un Verbale di consegna. Le pratiche sottoscritte dai due amministratori sono pubbliche per i condomini. Qualsiasi condominio può richiederne copia sopportando eventuali costi amministrativi.
Il Condominio gestisce parti comuni e le parti comuni sono di proprietà comune. È considerato un condomino chiunque possegga una quota di proprietà in una unità immobiliare facente parte di un condominio. Le informazioni sono per tutti e non c’è privacy tra i condomini.
Questo quindi vale sia per l’appartamento da 200 millesimi che per quello da 5 millesimi.
Il Regolamento di Condominio
Il primo documento in ordine di rilevanza è il Regolamento di Condominio. La sua presenza è necessaria e può essere di due tipologie: contrattuale o assembleare. È possibile chiedere una copia all’Amministratore o prelevarla direttamente dal sito internet condominiale.
La presenza online del Condominio è contemplata dall’Art. 71-ter norme attuazione C.C.. Il Sito Web del condominio può essere creato su richiesta dei condomini, con spese a loro carico.
L’Elaborato millesimale
Un altro documento del passaggio di consegne è l’Elaborato millesimale chiamato anche Tabella millesimale.
Non sempre è incluso nel regolamento condominiale ma è sempre consigliato averne una copia. Si può richiedere all’Amministratore uscente che avrà sicuramente una copia di quella adottata per la ripartizione delle spese condominiali.
Il Rendiconto
L’ultimo Rendiconto approvato insieme alla Ripartizione e Preventivo sono documenti che solitamente vengono trasmessi a tutti i condomini con la convocazione annuale ordinaria.
Esiste anche il rendiconto della situazione contabile della gestione in corso. Quest’ultimo documento contiene la situazione finanziaria del condominio alla data del passaggio consegne. Insieme ad altri documenti di riferimento, fotografa la reale situazione di cassa o di banca (l’apertura del conto corrente bancario condominiale è obbligatoria).
Riepiloga l’elenco delle spese da pagare o dei crediti da riscuotere, e che con i residui di cassa e con la giacenza che si rileva dall’estratto conto della banca porta alla quadratura e alla certificazione di regolarità della situazione finanziaria all’atto del passaggio consegne.
Ci sono molti altri documenti necessari, ad esempio:
- Il Registro Verbali Assemblee
Uno dei documenti più importanti da conservare per un condominio. - Il Registro Anagrafe Condominiale
Riporta i dati di tutti i proprietari/comproprietari con gli estremi catastali di ogni singola unità immobiliare. - Il Contratto di Assicurazione del condominio
Anche questo è un documento messo a disposizione di tutti i condomini dall’Amministratore. - Le Certificazioni di conformità e di sicurezza
Le certificazioni dei vari impianti condominiali (elettrico, termico ecc..) - I Contratti d’Appalto
Ovvero i contratti stipulati con le ditte fornitrici dei servizi condominiali (manutenzione centrale termica, pulizie, giardinaggio ecc..) - Le Vertenze
Tutta la documentazione relativa ad eventuali vertenze legali o di qualsiasi altro genere in corso.