Come funzionano le Assemblee condominiali in videoconferenza?
Come fare le riunioni di condominio? Oltre alla classica Assemblea condominiale in presenza a seguito della Legge n. 126 del 2020 (di conversione del Decreto Legge 104/2020 conseguente al periodo pandemico), viene introdotta la possibilità di organizzare l’Assemblea condominiale anche in modalità videoconferenza.
La disposizione rientra tra quelle che, con l’inizio della pandemia, hanno modificato le modalità regolari di svolgimento delle attività, e ormai molti Amministratori e condomini hanno familiarizzato stanno continuando ad utilizzare questo strumento.
La “tele assemblea“, come viene chiamata questa modalità di incontro, rappresenta un modo pratico per far sì che tutti possano partecipare alle riunioni condominiali, anche coloro che avrebbero difficoltà a recarsi fisicamente nella sede della riunione.
Questo il testo definitivo del nuovo comma 6 che disciplina le assemblee di condominio, introdotto e approvato dal Parlamento dopo la modifica dell’Art. 66 disp. att. del Codice Civile, poi ulteriormente modificata dal D.L. 125/2020:
“Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.”
L’Amministratore in fase di convocazione dovrà indicare con precisione:
- l’indirizzo internet della piattaforma utilizzata;
- le modalità di accesso;
- accertarsi che tutti i condomini abbiano gli strumenti necessari per collegarsi e partecipare (computer e connessione internet);
- annotare presenze, ritardi, deleghe e assenze.
Accertarsi inoltre che si possa procedere alla discussione dell’ordine del giorno e alla votazione. Ai condomini, il giorno dell’assemblea in videoconferenza, pertanto sarà necessario solo collegarsi online.
Come si convoca l’assemblea condominiale?
Se non c’è un Amministratore di condominio, l’assemblea può essere convocata da ogni singolo condomino, nel rispetto delle regole previste dal Codice Civile; in presenza dell’Amministratore, è quest’ultimo che deve procedere con la convocazione dell’assemblea nei termini di legge.
Le modalità di convocazione dell’assemblea possono avvenire per:
- Lettera Raccomandata;
- Posta Elettronica Certificata (PEC);
- Fax;
- Raccomandata con consegna a mano.
Anche per l’assemblea condominiale in videoconferenza, l’avviso di convocazione deve essere comunicato almeno 5 giorni prima della data fissata, indicando ora, giorno della riunione, e piattaforma elettronica dove collegarsi. Chiaramente, è sconsigliabile procedere con l’avviso in prossimità della scadenza.
Deleghe in assemblea condominiale
Il condomino che non può partecipare all’assemblea può delegare qualcuno al proprio posto. Per legge, a parte l’Amministratore, chiunque può essere delegato a prendere parte all’assemblea.
Ciò significa che il delegato potrà essere tanto un condomino quanto una persona estranea alla compagine, a meno che il regolamento di condominio costringa a scegliere come delegato un altro condomino e non una persona esterna. Ovviamente si può delegare alla partecipazione anche a un’assemblea online.
Il diritto a delegare un’altra persona è insopprimibile, e il condomino assente ha sempre la possibilità di farsi rappresentare da un suo delegato, qualunque siano le modalità con cui si svolge l’assemblea.
L’assemblea online si può definire una recente variante alle assemblee in presenza, oppure una ulteriore modalità di partecipazione, in caso di modalità miste per le quali valgono tutte le altre regole tipiche dell’assemblea in presenza, compreso il diritto di delega.
Come verificare la regolarità delle deleghe?
Normalmente, le deleghe sono consegnate al presidente, il quale ne dà menzione nel verbale. Sul verbale devono essere riportati i nomi dei deleganti (condomini) e quelli dei delegati. Non sono necessarie le copie delle deleghe, in quanto è sempre possibile chiedere un appuntamento all’Amministratore per visionare il verbale originale conservato da lui, ove sarà possibile trovare le deleghe poste in allegato.
Nel caso di assemblea in videoconferenza, poiché si applicano le norme previste per l’assemblea che si svolge in presenza, la delega potrà essere inviata tramite fax, email, PEC, Lettera Raccomandata o perfino essere affidata all’Amministratore o ad altro partecipante affinché sia poi consegnata materialmente al presidente.
Per evitare contestazioni è sempre bene presentare un documento sottoscritto di proprio pugno, in quanto email, sms e messaggi vari potrebbero non fornire la certezza della loro provenienza.
L’importante quindi è che la delega avvenga per iscritto e che il presidente possa prenderne possesso prima che l’assemblea abbia inizio, oppure è anche possibile consegnarla personalmente qualche giorno prima all’Amministratore.
I requisiti per la validità
Con le modifiche al Decreto 2020, approvate dal Parlamento il 12 ottobre scorso, sono stati apportati alcuni cambiamenti all’Art. 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile.
Inizialmente il Decreto prevedeva la possibilità di svolgere l’assemblea condominiale online con il consenso dell’unanimità dei condomini, ma considerata la difficoltà di raggiungere il consenso unanime, il consenso è stato riconosciuto al raggiungimento della maggioranza. In pratica, solo se il 50% + 1 dei condomini è favorevole a tale modalità.
Assemblea condominiale in videoconferenza mista
Dalla normativa non si ricavano disposizioni contrarie allo svolgimento dell’assemblea in modalità mista, ovvero con alcuni condomini in presenza e altri collegati online.
La soluzione mista non preclude i diritti di nessuno, e la soluzione on-line rappresenta il futuro. Se è legittima la modalità di svolgimento integralmente in videoconferenza, perché non dovrebbe essere legittima una modalità solo parzialmente a distanza?
Certamente, perché sia possibile è necessario che tale modalità sia indicata nella convocazione, indicando oltretutto il luogo fisico per chi vorrà partecipare in presenza. Inoltre è necessario stabilire quali condomini parteciperanno in presenza e quali a distanza, curando i diritti dei singoli in ordine alla scelta della modalità più confacente alle proprie esigenze o alle proprie possibilità, quale per esempio la mancata disponibilità di apparecchi elettronici che consentano il collegamento da remoto, o soggetti che per problemi fisici sono costretti in stato di isolamento domiciliare.
Negli anni post pandemia si è vista sempre una crescente partecipazione alle assemblee in modalità online, ad oggi si stima addirittura che le presenze virtuali abbiano superato le presenze in persona. Siamo quindi di fronte ad uno strumento, la videoconferenza, che potrebbe senz’altro essere molto utile per una più rapida gestione delle problematiche connesse alla vita in condominio.
In conclusione, siccome questi tempi di cambiamento mettono alla prova anche un evento comune come l’assemblea di condominio, sarà come sempre il buon senso e la volontà dei condomini ad indirizzare la strada alle nuove modalità di riunione.